Belangrijke informatie over Oxfam Trailwalker

01 aug 2022

Binnen enkele weken, op zaterdag 27 augustus gaat de vijftiende editie van Oxfam Trailwalker in België van start in het Grote Woud van Saint-Hubert. Ook jouw team gaat dan de uitdaging aan om 25 km of 100 km te stappen voor een meer rechtvaardige wereld! 

Bedankt voor jullie steun aan Oxfam in haar strijd tegen onrecht en ongelijkheid. 

Jullie hebben - en wij hebben - nog een paar weken om ons voor te bereiden op dit grote avontuur. In dit perspectief nodigen wij je uit dit bericht aandachtig te lezen, snel actie te ondernemen en deze informatie door te geven aan je volledige team en je supporters. 

Dit bericht bevat 4 hoofdstukken: 

  1. Pre-registratie : online formulier 
  2. Jullie fondsenwerving 
  3. Informatie voor wandelaars 
  4. Informatie voor supporters 

1. Pre-registratie : online formulier 

Je kan ons helpen dit evenement zo goed mogelijk voor te bereiden en jullie te verwelkomen, door enkele vragen te beantwoorden, uiterlijk donderdag 18 augustus.

Ga naar het online formulier op https://www.oxfamtrailwalker.be/nl/pre-registratie

 

2. Jullie fondsenwerving 

Teams die de inschrijvingsbijdrage hebben betaald en minimaal € 1.000 of € 1.750 hebben ingezameld, kunnen starten. Het is nog niet te laat om mensen om je heen te motiveren om via je teampagina online giften te doen. 

Om een ​​gift op je teampagina te ontvangen, zijn er twee mogelijkheden : 

  • Een directe betaling op de actiepagina van je team via de SCHENK-knop, rechts bovenaan van het scherm. Dit is de gemakkelijkste manier om een gift te doenvoor je team; het bedrag verschijnt de dag nadien op je actiepagina. 
  • Een klassieke overschrijving op het rekeningnummer BE37 0000 0000 2828 met mededeling +++6114 TEAM22 GIFT+++ als het een gift is of +++6114 TEAM22 COLLECTE+++ als het een inzameling is (verkoop van koekjes, sleutelhangers, organisatie van een maaltijd, enz.). Het duurt langer voor deze bedragen op je teampagina verschijnen (gemiddeld 10 werkdagen). Vergeet niet in de communicatie je teamnummer te vermelden. Toewijzing van giften duurt langer als de communicatie niet correct is. 

Verschijnen sommige giften niet op je teampagina? 

Sommige bedragen verschijnen misschien nog steeds niet op je teampagina. Maak je geen zorgen, geen van hen is verloren. Als er 10 werkdagen zijn verstreken sinds de gift, kan je een e-mail sturen met zoveel mogelijk informatie hierover (bedrag, voornaam en naam van de schenker, datum van de gift, teamnummer, etc.) naar het volgende e-mailadres : OBE.fundraising@oxfam.org 

3. Informatie voor stappers 

De roadmap is een  'wegwijzer' die een gedetailleerd overzicht geeft van het parcours, het programma, de zone voor start en finish en van de CP's, de parkings, de openings- en sluitingstijden van de controleposten, met geplande bevoorrading en maaltijden en veiligheidsinstructies. 

Jullie krijgen nog 1 exemplaar bij het inchecken. 

Voor het vertrek :

Je team moet zich laten registreren op het militaire vliegveld van Saint-Hubert (niet te verwarren met het civiele vliegveld van Saint-Hubert). 

  •  Registreren, in aanwezigheid van de 4 leden, kan op vrijdag 27 augustus tussen 17 en 23u en op zaterdag 28 augustus tussen 5u30 en 7u. Voorzie voldoende tijd op zaterdagochtend zodat je de start niet mist. 
  • Voor de teams die 25 km gaan stappen is registratie mogelijk, in aanwezigheid van alle wandelaars, op zaterdag 28 augustus tussen 9u en 12u. 
  • Je ontvangt onder andere je rugnummers en armbandjes, evenals de parkeerkaart voor je supporters (enkel voor de 100 km). 

Tijdens de mars… 

Verplichte uitrusting om mee te nemen: 

  • Per persoon : drinkbus/camelbag, identiteitskaart, frontaallamp + reservebatterijen, thermisch deken, fluorescerend veiligheidsvestje, opgeladen gsm 
  •  Per team : gsm-nummers van je supporters, EHBO (zonnebrandcrème, pijnstiller, ontsmettingsmiddel, verband, enz.), zakje voor afval, 1 fluitje, powerbank (externe batterij). 

Indien jullie van plan zijn de 100km te lopen (>7 km/u), is onthaal met basisvoorziening op de CP’s en SP’s gegarandeerd. Voor de andere wandelaars zorgen wij voor een onthaal met volledige service op alle CP’s en SP’s. 

Wij bieden warme pasta aan voor alle wandelaars van 100 km op 4CP (km 60, vroege avond), evenals aan wandelaars van de 25 km, na de aankomst. 

Owntracks, geolocatie-applicatie 

Wij gebruiken de Owntracks-applicatie opdat de supporters jullie tijdens het evenement op kaart kunnen volgen en opdat de Alarmcentrale het team kan lokaliseren ingeval van problemen. Owntracks is een gratis niet-commerciële applicatie die uitsluitend locatie-informatie naar een server verzendt. In ons geval zijn dit locatiegegevens die door de Alarmcentrale worden gebruikt en gepubliceerd voor supporters tijdens Oxfam Trailwalker om de teams te volgen, zowel op de 100 km als op de 25 km route. 

Bij deze brief is een nota gevoegd met meer uitleg en instructies. 

Alle leden van je team die zijn ingeschreven, ontvangen vanaf begin augustus een gepersonaliseerde e-mail om de applicatie te installeren en te configureren.

4. Informatie voor supporters 

Op de Roadmap staat ook informatie met betrekking tot de supporters en de voertuigen, met aanbevolen routes, op- en afritten van parkeerterreinen en verkeersveiligheidsinstructies.

We voorzien voor de wandelaars overal snacks en drankjes, de supporters vervolledigen dat aanbod, zorgen voor de lunch, voor schone en droge kleding, eventueel nog een paar schoenen of sokken of voor het opladen van de powerbank voor de mobiele telefoons. Maar bovenal bieden ze morele steun wanneer je die nodig hebt! 

Het Grote Woud van Saint-Hubert biedt een fantastisch kader voor wandelingen, maar biedt niet overal voldoende infrastructuur en veiligheid voor een evenement als Oxfam Trailwalker, dat honderden auto's aantrekt. We nodigen alle supporters vriendelijk uit om de maatregelen mbt. de toegang tot het parcours, de trajecten en het parkeren zo goed mogelijk te respecteren : 

  • Zoals gebruikelijk, ontvangt elk team (100 km) bij het inchecken één toegangskaart tot de parkeerzones bij de checkpoints. 
  • De toegang van voertuigen groter dan 2 m x 5,5 m is op alle CP's verboden. Er is plaats op het Militair Vliegveld (zonder water- of elektriciteitsvoorziening). 
  • Op de militaire luchthaven wordt een permanent verplicht eenrichtingsverkeer ingesteld (zie Roadmap). De basis blijft dag en nacht toegankelijk. 
  • De toegangsweg naar het Militair Vliegveld zal verschillen tot zaterdag voor middernacht en daarna, om te vermijden het parcours van de stappers te doorkruisen (zie Roadmap). 
  • Om toegang te krijgen tot 2CP Mirwart, kunnen auto's vanuit het dorp afdalen. Om terug te keren wordt een verplichte omleiding ingelegd vanaf de CP-parkeerplaats, via Smuid (en niet via het vroegere station van Mirwart, zoals vermeld in de Roadmap). 
  • Toegang voor supporters tot sanitaire punten (SP Centre Sportif, SP Lavacherie en SP Monument du Roi Albert) is niet toegestaan, ook niet tevoet . 

Supporters mogen niet op het parcours meestappen met hun team, behalve op het laatste stuk, tussen 6CP Saint-Hubert en de Finish (8,7 km). Oxfam organiseert geen transport, regel het vervoer dus binnen jullie team.

Omwille van de ongevallenverzekering krijgen jullie bij de registratie een fiche, die moet worden ingevuld en meegebracht naar de check-out van 6CP (Saint-Hubert). De supporters moeten zich daar samen met jullie aanmelden om de 8,7 km mee te stappen. Voordat ze vertrekken, krijgen ze een armbandje met het noodnummer.

Communiceer de hashtag #OTWBE2022 en verwittig jullie vrienden zodat ze je aanmoedigen via dit kanaal. Zet foto’s van de trainingen op jullie social media-kanalen.

Als je vragen hebt, aarzel dan niet om een mail te sturen naar OBE.events@oxfam.org

Succes met de laatste voorbereidingen!