Deelnamereglement

Deelnamereglement 2018

Dit deelnamereglement is vooral bedoeld om de veiligheid van de deelnemers te verzekeren en het Natuurreservaat van de Hoge Venen te vrijwaren. Daarnaast wil het bijdragen tot het vlot verloop van een sportief gebeuren, in een ontspannen sfeer en waarbij solidariteit en fair play centraal staan. Dank voor het nodige respect.

Oxfam Trailwalker is een fysieke uitdaging voor de teams in een beschermd natuurgebied, dat slechts beperkt toegankelijk is voor voertuigen. Organisatoren, orde- en hulpdiensten nemen de nodige maatregelen - binnen bepaalde grenzen en onder bepaalde voorwaarden -om de veiligheid van de deelnemers te verzekeren. Deelnemers die zich hieraan niet onderwerpen, onttrekken zich aan de verantwoordelijkheid en verzekeringspolis van de organisatoren.

De organisatoren hebben het recht om de inschrijving van teams te weigeren of terug te trekken, indien zij vaststellen dat het team niet aan de bestaande voorwaarden voldoet.

Regels in acht te nemen voor het vertrek

De inschrijving van een team is geldig zodra het inschrijvingsgeld van 60 € per deelnemer betaald is. Deze bijdrage dekt een deel van de kosten voor organisatie, logistiek en medische omkadering, alsook een verzekering van de deelnemers voor lichamelijke ongevallen gedurende de tocht. De organisatoren zorgen voor gratis toegang tot de barbecue op vrijdagavond en het ontbijt op zaterdagmorgen voor elke wandelaar en een minimaal aanbod van voedsel, snacks en dranken op het parcours.
Elke wandelaar die hetzelfde jaar deelneemt aan Oxfam Peacewalker of Oxfam Wintertrail, krijgt een vermindering van 25 € van het inschrijvingsgeld voor Oxfam Trailwalker.
Elk teamlid moet minstens 18 jaar oud zijn bij de aanvang van Oxfam Trailwalker (op 25 augustus 2018).
Elke deelnemer erkent de risico’s die aan de deelname aan een tocht van 100 kilometer zijn verbonden. Elke deelnemer erkent dat het zijn/haar eigen verantwoordelijkheid is om te bepalen of hij/zij voldoende fit en gezond is voor deelname aan Oxfam Trailwalker
Elk team is verplicht zich vóór de start aan te melden voor registratie. Het uur en de plaats van registratie worden meegedeeld in de nieuwsbrief aan de teamleden.
Eventuele veranderingen in de samenstelling van een team, moeten uiterlijk op het ogenblik van de registratie bij het secretariaat van Oxfam Peacewalker gemeld worden. Na de start van Oxfam Trailwalker worden geen veranderingen meer aanvaard.
Enkel teams die, op het ogenblik van de registratie, minimum 1.500 € hebben ingezameld ten voordele van Oxfam-Solidariteit, krijgen de toelating om de Oxfam Trailwalker aan te vatten. In dit bedrag is het inschrijvingsgeld niet inbegrepen.
In geval een team zich uitschrijft, wordt het inschrijvingsgeld (60 € per persoon) niet terugbetaald. Een team kan een gemotiveerd verzoek doen (bv. om medische redenen) om zijn inschrijving tot het volgende jaar uit te stellen; in dat geval blijven reeds ingezamelde giften verworven en zijn ze eveneens overdraagbaar naar de volgende editie van Oxfam Trailwalker of van Oxfam Peacewalker.
Elk team moet vergezeld zijn van een supportersteam (aanbeveling : tenminste 4 personen).
Alle activiteiten om fondsen te werven, moeten voldoen aan de (ethische) regels voor fondsenwerving van Oxfam-Solidariteit. Het ingezamelde bedrag moet gestort worden op rekening van Oxfam-Solidariteit (BE37 0000 0000 2828 - BPOTBEB1). Fiscale attesten kunnen enkel worden uitgereikt voor giften (minstens 40 € op jaarbasis) die direct door de schenker op de rekening van Oxfam-Solidariteit werden gestort.
Deelname aan Oxfam Trailwalker mag niet gebruikt worden voor promotionele of commerciële doeleinden.
Elk team moet de gedragscode rond het gebruik van de teampagina naleven. Overtredingen kunnen leiden tot het onbeschikbaar maken van de teampagina.

Regels in acht te nemen tijdens de tocht

Bij de start van de tocht moet elk team 4 leden tellen. Zij moeten samenblijven over het ganse parcours en zich samen laten registreren aan elk controlepunt (desgevallend zowel bij binnen- als buitengaan van het checkpoint).
Wanneer een teamlid gewond raakt of uitgeput is, moet hij door zijn teamgenoten naar het volgende checkpoint begeleid worden. Verwittig bij een ernstig letsel onmiddellijk de veiligheidscoördinator. Doe dit via het noodnummer op elk deelnemersarmbandje. Je kan het nummer ook en op de roadmap terugvinden.
De ongevallenverzekering van de organisatoren komt enkel tussen indien tijdig een aangifte van ongeval werd gedaan. Onder “lichamelijk ongeval” moet worden verstaan: een plots voorval, dat een lichamelijk letsel veroorzaakt en waarvan de oorzaak of één van de oorzaken extern is aan het organisme van het slachtoffer. Ingeval van ongeval of letsel wordt aangeraden om binnen de 48 uren (desgevallend ten bewarende titel) een ongevalaangifte op te stellen. Formulieren zijn beschikbaar op het secretariaat ter plaatse tijdens Oxfam Trailwalker en op de hoofdzetel in Brussel.
Onder geen enkele omstandigheid mag een teamlid alleen achterblijven. Wanneer iemand door zijn verwondingen niet meer op eigen kracht naar een checkpoint kan, moet een teamlid bij hem/haar blijven terwijl de anderen hulp halen.
Opgeven is enkel toegelaten aan de checkpoints. Als iemand wil stoppen, om welke reden ook, moet hij/zij de verantwoordelijke van het checkpoint op de hoogte brengen.
Breng uw gezondheid of uw leven niet in gevaar, geef beter tijdig op. De hulpdiensten en ordediensten mogen, mits instemming van de organisatoren, een ‘rode kaart’ uitreiken aan een deelnemer wanneer zij menen dat verder wandelen niet meer verantwoord is. Ook wanneer zij van oordeel zijn dat een team niet langer aan de voorwaarden voldoet om hun verantwoordelijkheid op te nemen. De deelnemer kan de wandeltocht niet hervatten en moet dan haar/zijn rugnummer inleveren.
Na registratie van de opgave van een teamlid, mogen de overblijvende 3 leden opnieuw vertrekken. Bij opgave van 2 teamleden, moeten de twee overgebleven teamleden zich aansluiten bij een ander team en dit registreren aan hetzelfde checkpoint.. Elk team behoudt zijn naam en nummer tot aan de aankomst.
In elk geval moeten wandelaars zich altijd verplaatsen in een groep van minstens 3 personen.
Het parcours verlaten, zonder grondige reden en zonder de organisator te verwittigen (via de verantwoordelijke van een checkpoint), kan aanleiding geven tot een nutteloze zoektocht (waarvan de kosten ten laste vallen van het team) en tot uitsluiting van het team.
Wanneer stappers zich uitchecken, betekent dat de stappers het checkpoint verlaten en de tocht opnieuw aanvatten Ingeval stappers terugkeren op het checkpoint, moeten ze zich nadien opnieuw en voor sluitingstijd aanmelden bij de check out.
De sluitingstijden van checkpoints worden berekend op basis van de reële tijden van vorige edities en in functie van de tijd die nodig is om het parcours af te leggen binnen de 30 uur. Wanneer een team aankomt na sluiting van een checkpoint, wordt het verplicht tot opgave. Wanneer het team ervoor kiest toch de wandeltocht verder te zetten, is dit op eigen verantwoordelijkheid. In het Veengebied mag na zonsondergang niet meer gewandeld worden.
De aankomsttijd van een team wordt afgeklokt op het moment dat het laatste lid zich registreert aan de aankomst. Oxfam Trailwalker is een teamuitdaging.
Rugnummer en deelnemersarmband moeten over het ganse parcours gedragen worden.
Het Verkeersreglement en Boswetboek zijn van toepassing. Auto’s zijn niet overal toegelaten. De organisatoren kunnen het aantal prioritaire parkeerplaatsen aan bepaalde checkpoints beperken. Gelieve het reglement en de aanwijzingen onderweg door de organisatoren te respecteren.
Op het ganse parcours, met inbegrip van de checkpoints, is het verboden vuur te maken en te roken. Honden zijn evenmin toegelaten.
Respecteer het leefmilieu! Laat geen afval achter op en rond het parcours; wat wordt meegebracht moet ook meegenomen worden en in de vuilbakken op de checkpoints gegooid.
Het is verboden voor supporters om hun team te ontmoeten buiten de checkpoints en ze te vergezellen op het parcours. Het niet-respecteren van deze regel kan bestraft worden met uitsluiting van het team.
De deelnemers zowel als de supporters zullen, enkele weken voor de wandeltocht, verwittigd worden van de verplichte en aanbevolen voorwerpen om mee te nemen op de tocht (eerste hulp, kledij, communicatie,….). De organisator zal de aanwezigheid van verplichte voorwerpen nakijken bij de registratie van de teams.
Gelieve de andere deelnemers en teams te respecteren. Tragere teams laten snellere voorbij gaan, vooral aan de start wanneer honderden mensen tegelijk vertrekken.
Deelnemers en andere aanwezigen geven Oxfam de toestemming om foto's en video's genomen in het kader van het evenement, te gebruiken voor haar interne en externe communicatie.

Dank voor het strikt naleven van dit reglement.

Veel succes met Oxfam Trailwalker!