Deelnamereglement

Download in printbare versie (PDF)

Oxfam Trailwalker is een fysieke en mentale, individuele en collectieve uitdaging, georganiseerd door Oxfam-Solidariteit vzw, Vier-Windenstraat 60 1080 Brussel.
De teams, bestaande uit 4 personen, moeten een afstand van 100 km afleggen (zonder aflossing) in minder dan 30 uur. Om te mogen deelnemen moet elk team minstens € 1.750 inzamelen ten voordele van projecten van Oxfam-Solidariteit. Hiernavolgend reglement is bedoeld om de veiligheid van de deelnemers te verzekeren en natuur en milieu zoveel mogelijk te vrijwaren. Het moet bijdragen tot het vlot verloop van het gebeuren, in een ontspannen sfeer, waarbij solidariteit en fair play centraal staan.

De inschrijving van een team gebeurt elektronisch. De inschrijving is geldig wanneer dit deelnamereglement voor akkoord werd ondertekend en de deelnemingsbijdrage van € 31 per persoon betaald. Deze bijdrage dekt een deel van de kosten voor organisatie, logistiek en medische omkadering en een verzekering voor lichamelijke ongevallen van de wandelaars gedurende de tocht. Deelnemers krijgen gratis ontbijt op zaterdagmorgen en een basisaanbod van voedsel, snacks en dranken op het parcours.
Zodra de inschrijving door de organisator aanvaard werd, ontvangt de teamleider een elektronische bevestiging.
Elke wandelaar moet meerderjarig zijn op datum van de start van Oxfam Trailwalker.
Alle informatie die aan de organisatie wordt meegedeeld is noodzakelijk voor deelname aan Oxfam Trailwalker en wordt uitsluitend daarvoor gebruikt.
Het team geeft Oxfam-Solidariteit de toestemming om foto's en video's genomen in het kader van het evenement, te gebruiken voor haar interne en externe communicatie.
De ongevallenverzekering van Oxfam Trailwalker dekt enkel ‘lichamelijke ongevallen’, waaronder moet worden verstaan: een plots voorval, dat een lichamelijk letsel veroorzaakt en waarvan de oorzaak of één van de oorzaken extern is aan het organisme van het slachtoffer. Ingeval van ongeval of letsel wordt aangeraden om binnen de 48 uren (desgevallend ten bewarende titel) een ongevalsaangifte in te dienen. Formulieren zijn beschikbaar ter plaatse tijdens Oxfam Trailwalker en op de hoofdzetel in Brussel.
Elke deelnemer erkent dat deelnemen aan een tocht van 100 kilometer niet zonder risico’s is, bereidt zich daarop voor en oordeelt zelf of deelname mogelijk is.
Elk team moet tijdens de tocht kunnen rekenen op de steun van supporters (aanbeveling: tenminste 4 personen), waarvan een contactpersoon moet aangemeld worden.
Deelnemers en supporters krijgen, enkele weken voor Oxfam Trailwalker, de lijst van verplichte en aanbevolen voorwerpen om mee te nemen op de tocht (eerste hulp, kledij, communicatie, ...). De organisator zal de aanwezigheid van verplichte voorwerpen nakijken bij de registratie.
Activiteiten om fondsen te werven moeten voldoen aan de (ethische) regels voor fondsenwerving van Oxfam-Solidariteit. De deelname mag niet gebruikt worden voor promotionele of commerciële doeleinden (deelnemers mogen wel drager zijn van sponsorvermeldingen).
Iedereen moet de gedragscode rond het gebruik van de teampagina naleven. Overtredingen kunnen leiden tot het niet beschikbaar maken van de teampagina.
Giften voor steun aan het team moeten gestort worden op rekening BE37 0000 0000 2828 - BPOTBEB1 van Oxfam-Solidariteit, bij voorkeur online via de teampagina. Fiscale attesten kunnen enkel worden uitgereikt voor giften van minstens 40 € op jaarbasis die direct (of online via de teampagina) door de schenker op de rekening van Oxfam-Solidariteit werden gestort.
Elk team moet zich voltallig aanmelden alvorens te kunnen registreren en moet bij de start aanwezig zijn met alle 4 de leden.
Enkel de teams die, bij de registratie, ten minste € 1.750 hebben ingezameld ten voordele van Oxfam-Solidariteit hebben het recht om deel te nemen aan Oxfam Trailwalker.
Eventuele wijzigingen in de samenstelling van het team, moeten uiterlijk 5 werkdagen voor de start gemeld worden. Veranderingen die later worden aangevraagd, worden beschouwd als een nieuwe inschrijving aan € 31 per persoon (behoudens geldig motief).
In geval een team zich terugtrekt voor de start of niet aan de start verschijnt, worden noch het inschrijvingsgeld noch de ingezamelde giften terugbetaald.
De organisatie, orde- en hulpdiensten nemen de nodige maatregelen - binnen bepaalde grenzen en onder bepaalde voorwaarden - om de veiligheid van de deelnemers te verzekeren. Deelnemers die zich hieraan niet onderwerpen, onttrekken zich aan de verantwoordelijkheid en verzekeringspolis van de organisatoren. Deze hebben het recht om deelnemers of het voltallige team uit te sluiten tijdens de tocht, indien zij vaststellen dat de voorwaarden niet worden nageleefd of de regels niet gerespecteerd. In dit laatste geval moeten de uitgesloten deelnemers hun rugnummer inleveren.
Teams blijven samen tijdens de ganse tocht en laten zich voltallig scannen aan elk controlepunt. Rugnummer en deelnemersbandje moeten over het ganse parcours gedragen worden.
Opgeven is enkel toegelaten aan controlepunten. Wie opgeeft, verwittigt de verantwoordelijke van het controlepunt. Het parcours verlaten zonder grondige reden of zonder verwittiging, kan aanleiding geven tot een nutteloze zoektocht (en kosten ten laste van het team) en tot uitsluiting. Supporters staan in voor eventuele verdere opvang of transport.
Wanneer een stapper zich kwetst of uitgeput is, moet hij/zij in de mate van het mogelijke door zijn teamgenoten naar het volgende controlepunt begeleid worden. Ingeval van een ernstig letsel of ongeval kan hulp gevraagd worden via het noodnummer van Oxfam Trailwalker. Een stapper mag echter nooit alleen achterblijven.
Zodra een opgave genoteerd werd, mogen de overblijvende 3 leden opnieuw vertrekken. Indien 2 teamleden opgeven, moeten de 2 overgebleven stappers aansluiten bij een ander team en dit laten noteren aan het controlepunt. Elk team behoudt zijn naam en nummer. In elk geval moeten stappers zich altijd verplaatsen in een groep van minstens 3 personen.
Breng uw gezondheid of uw leven niet in gevaar, geef beter tijdig op. Hulp- en ordediensten mogen een deelnemer beletten verder te stappen indien zij daarvoor een ernstige aanwijzing hebben.
De sluitingstijd van de controlepunten wordt door de organisatie vastgelegd in functie van de logistieke planning en van de tijd die nodig is om op tijd de aankomst te bereiken. Wanneer een team na sluitingstijd op een checkpoint toekomt, wordt het verplicht tot opgave.Wanneer stappers uitchecken, betekent dit dat zij het controlepunt verlaten en de tocht hernemen. Ingeval stappers toch terugkeren op het controlepunt, moeten ze zich opnieuw en voor sluitingstijd aanmelden.
Oxfam Trailwalker is een teamuitdaging: de tijd van het team is deze van het laatste lid dat registreert, zowel op de controlepunten als aan de aankomst.
Supporters staan in voor bevoorrading van voedsel en kledij van hun team, voor aanmoedigingen en voor de opvang bij eventuele opgave van teamleden.
Supporters mogen hun teams enkel ontmoeten op welbepaalde controlepunten en een eind met hen meestappen op een welbepaald onderdeel van het parcours. Het niet-respecteren van deze regel kan bestraft worden met uitsluiting van het team.
Wij respecteren het leefmilieu: geen afval achterlaten op en rond het parcours; wat wordt meegebracht moet in de vuilbakken op de controlepunten.
Wij respecteren de plaatselijke bevolking, hun leefwereld en de andere teams.
Het Verkeersreglement en Boswetboek zijn van toepassing voor iedereen, stappers en supporters, in het bijzonder als het gaat over parkeren. Vuur maken en roken is verboden op het ganse parcours. Honden zijn nergens toegelaten.
De organisatoren behouden zich het recht voor om het aantal prioritaire parkeerplaatsen te beperken en om de toegang tot bepaalde controlepunten te verbieden voor alle auto’s of voor voertuigen groter dan 2 x 5,5 meter. Enkele weken voor het evenement zullen precieze modaliteiten meegedeeld worden.
Oxfam-Solidariteit vzw behoudt zich het recht voor om het evenement stop te zetten, te verdagen of af te gelasten in geval van heirkracht of zeer ernstige redenen. In deze gevallen wordt de inschrijving naar de volgende editie van Oxfam Trailwalker overgedragen, met behoud van deelnemingsbijdrage en ingezamelde giften, tenzij de gehele of gedeeltelijke terugbetaling van deze bedragen gevraagd wordt.

Download in printbare versie (PDF)