Règlement

Règlement de participation 2017

 

Ce règlement a pour objectif d’assurer la sécurité des participants d'une part et de protéger la Réserve naturelle des Hautes Fagnes d'autre part. En outre, il doit contribuer au bon déroulement d’un évènement sportif, dans une ambiance détendue offrant une place centrale à la solidarité et au fairplay.  Merci de le respecter !

Oxfam Trailwalker est une épreuve physique pour les équipes. Le parcours traverse une zone naturelle protégée et peu accessible aux véhicules. Les organisateurs ainsi que les services d'ordre et de secours prennent - dans certaines limites et sous certaines conditions - toutes les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des participants. Les participants qui n'acceptent pas ces conditions s'excluent de la responsabilité et de l'assurance des organisateurs.

Les organisateurs ont en outre le droit de refuser ou d’annuler l'inscription d'équipes s'ils estiment que les conditions requises pour assumer leurs responsabilités ne sont pas remplies.

Les organisateurs ont en outre le droit de refuser ou d’annuler l'inscription d'équipes s'ils constatent que l’équipe ne se conforme pas aux conditions existantes.

 

Règles à observer avant le départ

  1. L’inscription d’une équipe ne sera effective qu’après réception du paiement des frais d’inscription de 55 € par personne. Cette contribution couvre partiellement les frais d’organisation, de logistique et d’encadrement médical, ainsi que l’assurance des participants pour accidents corporels pendant la marche. Les organisateurs assurent une offre minimale de nourriture, de snacks et de boissons le long du parcours ainsi qu’un accès gratuit au barbecue du vendredi soir et au petit-déjeuner du samedi matin pour tous les participants enregistrés.
  2. Si une personne participe la même année à l'Oxfam Peacewalker ou l’Oxfam Wintertrail, elle a droit à une réduction de 25 euros aux frais d’inscription d’Oxfam Trailwalker.
  3. Chaque membre doit être âgé de 18 ans minimum au moment d’Oxfam Trailwalker (le 26 août 2017).
  4. Chaque participant reconnaît les risques liés à une marche de 100 kilomètres et qu’il en va de sa propre responsabilité de déterminer si il/elle est prêt(e) à participer à l’Oxfam Trailwalker.
  5. Avant le départ, chaque équipe doit obligatoirement passer par l’enregistrement. Le lieu et l’horaire d’enregistrement seront annoncés dans la newsletter mensuelle envoyée aux équipes.
  6. Le secrétariat d’Oxfam Trailwalker doit être averti, au plus tard lors de cet enregistrement, des changements éventuels dans la composition des équipes. Après le départ, les changements ne seront plus acceptés.
  7. Seront autorisées à prendre le départ d’Oxfam Trailwalker, les équipes qui ont récolté, au moment de l’enregistrement, au moins 1.500 € au profit d’Oxfam Solidarité. Ce montant n’inclut pas les frais d’inscription.
  8. En cas de désinscription d'une équipe, les frais d'inscription (55 € par personne) ne seront pas remboursés. Une équipe peut faire une demande motivée (raisons médicales ou autres) de reporter son inscription à l’année suivante ; dans ce cas, les dons déjà récoltés restent acquis et seront également transférés à la prochaine édition d’Oxfam Trailwalker ou d’Oxfam Peacewalker.
  9. Chaque équipe doit être accompagnée d’une équipe de supporteurs (recommandation : au moins 4 personnes).
  10. Chaque activité de récolte doit respecter les conditions éthiques d’Oxfam Solidarité. Les fonds doivent être transférés sur le compte d’Oxfam Solidarité (BE37 0000 0000 2828 - BPOTBEB1). Une attestation fiscale peut être délivrée uniquement pour des dons (de 40 € au moins dans l’année), versés directement par le donateur sur le compte d’Oxfam-Solidarité.
  11. Il est interdit d’utiliser sa participation à Oxfam Trailwalker à des fins promotionnelles ou commerciales.
  12. Chaque équipe respectera le règlement d’utilisation de sa page web individuelle. Si ce n’est pas le cas, l’équipe ne pourra plus utiliser sa page.

 

Règles à observer pendant la randonnée

  1. Au moment du départ, chaque équipe doit être composée de 4 membres. Ils doivent rester ensemble sur tout le parcours et se faire enregistrer ensemble à chaque point de contrôle, le cas échéant à l’entrée et à la sortie du checkpoint.
  2. En cas de blessure ou d’épuisement d’un membre de l’équipe, les autres membres doivent l’accompagner jusqu’au checkpoint suivant. En cas de blessure grave, le coordinateur de la sécurité doit être contacté par le numéro d’urgence qui sera indiqué sur le bracelet des participants, remis à l’enregistrement avant le départ ainsi que sur la roadmap.
  3. L’assurance accidents corporels des organisateurs intervient uniquement si une déclaration d’accident a été faite dans les délais. Par « accident corporel », il faut entendre un événement soudain qui produit une lésion corporelle et dont la cause ou l’une des causes est extérieure à l’organisme de la victime
  4. En cas d’accident ou de blessure, il est recommandé de faire, dans les 48 heures, une déclaration (le cas échéant à titre conservatoire).
  5. Des formulaires sont à disposition au secrétariat lors de l’évènement et au siège à Bruxelles.
  6. Un membre d’équipe ne doit en aucun cas rester seul. Si un(e) marcheur/euse ne peut plus avancer à cause d’une blessure, un membre de l’équipe doit rester avec lui/elle pendant que les autres vont chercher de l’aide.
  7. Abandonner est autorisé aux checkpoints uniquement. Si un(e) marcheur/euse veut arrêter, pour quelque raison que ce soit, il faut prévenir le responsable du checkpoint.
  8. Ne mettez pas votre santé où votre vie en danger, abandonnez à temps. Les services de secours et les services d’ordre peuvent donner, avec l’aval des organisateurs, un ‘carton rouge’ à un participant s'ils estiment que ce dernier ne peut plus continuer à marcher et s'ils estiment qu’une équipe ne se conforme plus aux conditions afin d’assumer sa responsabilité. Le participant ne peut alors plus continuer la randonnée et doit remettre son dossard.
  9. Après l’enregistrement de l’abandon d’un membre d’une équipe, les 3 autres participants peuvent repartir. Lorsque 2 participants abandonnent la randonnée, les 2 membres restants de l’équipe doivent rejoindre une autre équipe ; cette association doit être enregistrée au même checkpoint. Chaque équipe garde son nom et son numéro jusqu’à l’arrivée.
  10. En tout état de cause, les marcheurs doivent toujours se déplacer par groupe d’au moins 3 personnes.
  11. Quitter le parcours, sans motif valable et sans prévenir l’organisateur (via le responsable d’un checkpoint), peut donner lieu à des recherches inutiles (dont les frais sont à la charge de l’équipe) et peut entrainer l’exclusion de l’équipe.
  12. Un contrôle à la sortie d’un checkpoint, signifie que les marcheurs ont quitté ce lieu et ont repris la marche. Si des marcheurs retournent ensuite sur le checkpoint, ils devront repasser devant le check out.
  13. Les horaires des check points sont basés sur des temps réels des années précédentes et fixés en fonction du temps qui reste pour arriver à la fin du parcours en 30 heures. Une équipe qui arrive après la fermeture d’un check point sera obligée à l’abandon, avec remise de dossard. Si elle continue quand même, elle en prendra toute la responsabilité. Il est interdit de marcher dans la réserve naturelle des Hautes Fagnes une fois la tombée de la nuit.
  14. Le dossard avec numéro d’équipe ainsi que le bracelet d’enregistrement doivent être portés par les participants pendant toute la randonnée.
  15. Le Code de la route et le Code forestier sont d’application. Les voitures ne sont pas autorisées partout. L’organisateur pourra limiter le nombre de places de stationnement prioritaires autour de certains checkpoints. Merci de bien respecter le règlement et les consignes données par les organisateurs sur le parcours.
  16. Respectez la nature ! Ne jetez rien sur le parcours et ses environs ; ce que vous apportez il faut le reprendre et le déposer dans les poubelles placées aux checkpoints.
  17. Sur tout le parcours, y compris sur les checkpoints, il est strictement interdit de faire du feu et de fumer. Les chiens sont également interdits partout.
  18. Il est interdit aux supporteurs d’aller à la rencontre des équipes en dehors des checkpoints ou de les accompagner sur le parcours. Le non-respect de cette règle peut être sanctionné par l’exclusion de l’équipe.
  19. Les participants ainsi que les supporteurs seront informés, dans les semaines qui précèdent la randonnée, des objets obligatoires ou recommandés à prendre avec soi sur le parcours (premiers soins, vêtements, communications,…). L’organisateur vérifiera la présence des objets obligatoires au moment de l’enregistrement des équipes.
  20. Merci de respecter les autres participants et équipes. Les équipes moins rapides laisseront passer les équipes plus rapides, notamment au départ quand quelques centaines de personnes partiront en même temps.
  21. Les participants et les personnes présentes sur l’évènement autorisent Oxfam à utiliser les photos et vidéos prises dans le cadre de l'événement Oxfam Trailwalker pour sa communication interne et externe.

 

Merci de respecter scrupuleusement ce règlement.

Bonne chance et bonne réussite pour cet Oxfam Trailwalker!